Et af de vigtigste ansvarsområder, som en lille virksomhed har, er at betale sine ansatte nøjagtigt og til tiden.
Tidligere var udførelsen af lønningsliste en omhyggelig proces, der krævede, at HR -personalet sporer medarbejdernes timesedler, beregner overtidstimer eller konverterer minutter til timer.
Værdifuld tid og ressourcer blev brugt til at sikre, at der blev fulgt love, og arbejdstagere blev betalt korrekt.
Selvom nogle fortsætter med at anvende traditionelle metoder til at spore timer og udføre lønningsliste, har andre taget en mere moderne tilgang.
Tidsdeltagelsessystemer giver arbejdstagerne mulighed for at indtaste og styre deres egne timer og fjerne byrden af arbejdsgiveren.
Ved at strømline deltagelsesprocessen har virksomheder sparet penge, øget produktivitet og forbedret overholdelse af arbejdslovgivningen.
Her er alt at vide om medarbejdertidsurer, og hvordan organisationer kan bruge dem til deres fordel.
Hvad er et medarbejdertidur?
Et medarbejderursystem er etenhedDet registrerer start- og sluttiderne for timesansatte på arbejdspladsen. Afhængig af typen af tidssporingssoftware, kan arbejdere slå ind gennem en tidsur -app eller på en konsol på arbejdsstedet.
Punch - i data integreres automatisk med et lønsoftwaresystem, der bruges af HR -personalet til at betale medarbejdere i arbejdstimer. Formålet med Time Clock -software er at elektronisk spore og dokumentere deltagelse for at opretholde lønnsnøjagtighed.
Der er fem forskellige typer tidsure, inklusive -
1. Punchkorture
Medarbejdere indsætter et papirkort i en maskine, når de ankommer og forlader arbejdet. Maskinen stempler dato og klokkeslæt på kortet for at indikere en start- og sluttid.
På grund af deres enkelhed implementeres disse ure hyppigst af små virksomheder, der ikke beskæftiger eksterne medarbejdere.
2.Digital ur
Med et digitalt tidsur, i stedet for at injicere et stansekort, skubber arbejderne et kort med en magnetisk strimmel gennem en maskine. Maskinen sporer automatisk stansen - i dato og tid til senere brug af lønningspersonalet.
En elektronisk berøringsplade er en anden type digitalt ur, der ikke kræver, at medarbejderne holder fast på et kort. I stedet lægger arbejdstagere en personlig kode i en maskine, der automatisk gemmer stansen - i data.
3. Tidsstationssoftware
Time Station -software lader arbejdstagere klokke ind og ud gennem en computer. Medarbejdere bruger en bestemt computer til alle stans - ins.
Eller virksomheder kan integrere softwaren med en personlig computer for at give medarbejderne mulighed for at komme ind på tiden på deres individuelle arbejdsstationer.
En fordel ved Time Station -software er, at tidsdata kan integreres med et lønsoftwaresystem, hvilket gør det lettere at gennemføre lønningslisten senere.
4. Fingeraftryksur
Biometriske tidsure identificerer en person gennem individuelle menneskelige træk såsom et fingeraftryk.
Medarbejdere lægger fingeren på en scanner, der identificerer personen ved at matche fingerspidsen til en før - gemt billede i en database. Hvis der er en nøjagtig match, gør Time Clock -maskinen en mærkbar taklyd.
Biometrisk fingeraftrykstidur forhindrer kompisning eller svig, fordi et fingeraftryk er umuligt at duplikere.
En anden fordel er, at medarbejdere ikke længere behøver at bekymre sig om at huske en kode eller ved et uheld glemme deres stansekort derhjemme. Det er vanskeligt at glemme en del af kroppen!
5. Håndstansur
Et håndstansur er en anden form for et biometrisk godkendelsessystem. I stedet for et fingeraftryk bruger disse typer ure håndfladen til at autentificere arbejderens identitet.
En scanner matcher en del af håndfladen til en pre - lagret databasebillede for at verificere arbejdstageren. Ligesom fingeraftryksurer er disse typer enheder også nyttige til at forhindre buddy -stansning og svig.
Hvorfor er tidsurerne vigtige?
Arbejdere, der bruger enTimeKeeping -enhedHar en nøjagtig repræsentation af, når deres dag starter og slutter.
Arbejdsgivere vil vide nøjagtigt, hvornår et teammedlem skal til frokost eller en pause, og hvornår han/hun skal komme tilbage. Dette sikrer, at teammedlemmer ikke bliver bedt om at arbejde mere, end de skal.
Et effektivt tidssoftwaresystem sikrer også, at alle arbejder, når de skal være det. Ledere kan bruge Punch - i data som bevis for at konfrontere dem, der konsekvent er sent eller tager for lange frokostpakker. Dette vil hjælpe med at maksimere produktivitet og effektivitetsniveauer over tid.
Ur - i data integreres automatisk med et softwaresystem, der gør det meget enklere for HR -embedsmænd at gennemføre lønningsliste. Lønintegration gør det lettere at overholde arbejdslovgivningen, fordi der er data, der skal bevise, at medarbejderne arbejder det rigtige antal timer og bliver betalt i overensstemmelse hermed.
Hvordan er tidsurerne gavnlige?
Tidsure tilbyder flere fordele for virksomheder, herunder -
1. Sparer tid og penge
Indsamler automatisk data og udfører beregninger -, fordi punch - i data indsamles og beregnes automatisk, bruger HR -personalet mindre tid på at verificere timer og sortere gennem timesag.
Giver mindre plads til menneskelig fejl - manuelt konvertering af minutter til timer, og estimering af overarbejde er en omhyggelig proces, der er let at forkert beregne.
Unøjagtige beregninger koster virksomheder op til 7% af deres samlede lønningsomkostninger. Dette resulterer også i mere arbejde med at ændre fejlen i en senere løncheck.
Time Clock -software eliminerer mulighederne for menneskelig fejl og sparer penge ved automatisk at udføre alle de nødvendige beregninger.
Minimerer svig
Medarbejdere kan ikke længere bede en ven om at klokke ind for dem, når de bruger en tidsurenhed. Nogen tidtagningssoftware integreres med GPS for at sikre, at arbejderne er, hvor de skal være, når de stikker ind.
Dette sparer også penge ved at sikre, at virksomheder betaler nøjagtigt, hvad de skylder den rigtige person.
Gør det lettere at spore arbejdsomkostninger
Virksomheder kan se, hvilke medarbejdere der arbejder det største antal timer, og hvilke arbejdsområder der er de dyreste.
Time Clock -software viser også, hvem der bruger mest overarbejde til at afslutte arbejde, og hvordan disse omkostninger akkumuleres og sammenlignes med industristandarder.
Virksomheder kan tage mere informerede beslutninger om, hvorvidt de skal ansætte flere arbejdstagere eller konfrontere en medarbejder, der er mindre produktiv, end han/hun burde være.
2. Øger produktiviteten og medarbejderengagement
Tidsure forbedrer også produktivitet og effektivitetsniveauer, mens de maksimerer medarbejderens moral. Der er flere grunde til dette, såsom -
Arbejdsgivere har øjeblikkelig adgang til lønningsdata - TimeKeeping -enheder giver virksomheder øjeblikkelig adgang til data og rapporter, der demonstrerer gentagen forsinkelse eller overdreven fravær.
Ved at forblive informeret er det lettere at tackle deltagelsesproblemer og øge produktiviteten.
Ledere kan forhindre fravær
Fravær forårsager konstante afbrydelser i strømmen af dag - til - dagsoperationer. Tidsure gør det lettere for arbejdsgivere at spore arbejdstagere, der har en tendens til at kalde regelmæssigt. Arbejdsgivere kan samarbejde med disse personer for at forhindre og minimere fremtidige fravær.
Tidsure hjælper med at forbedre virksomhedskulturen
Når der er en flux af medarbejdere, der afskediger arbejde, er der en antagelse om, at ledelsen er slap. Personalet vil tage deres job mindre alvorligt og ikke bekymre sig om at kalde syg.
Tidur gør det lettere at tackle deltagelsesproblemer og mindske fraværet, hvilket hjælper med at forbedre moralen. Dette vil mindske deltagelsesproblemer, mens produktivitetsniveauer forbedres.
Hvad er regler for medarbejdere tid?
DeFair Labor Standards Act(FLSA) bemyndiger et sæt regler for medarbejdertider, overarbejde og løn. Her er de vigtige regler og regler, der skal følges -
1. Sporingstid
FLSA giver arbejdsgivere mulighed for at spore tid på enhver måde, de ønsker så længe som poster er nøjagtige. Indstillinger inkluderer -
Biometrisk ur -Enhver metode, der anvender en biometrisk scanner til at spore punch - i data fra enhver arbejdstager
Nærhedsklokke -Et system, der bruger forskellige metoder, såsom stansekort eller ID -badges til at styre medarbejdertid
PC -uret -Medarbejdere kan bruge software til at optage deres tid på en personlig computer
SMS -ur -Dette giver en måde at ur ind gennem tekstbeskeder
2. Afrunding
FLSA giver arbejdsgivere mulighed for at runde antallet af medarbejder minutter i stedet for at registrere det nøjagtige antal arbejdede minutter.
Virksomheder kan måle tid på 10 minutters trin og derefter runde op eller ned afhængigt af hvor tæt antallet er på det sporede forøgelse.
For eksempel, hvis en person arbejdede 7 timer og 58 minutter, ville 58 runde op til 60. Dette betyder, at medarbejderen har arbejdet i alt 8 timer.
3. 7-minutters regulering
De fleste virksomheder sporer tid med 10 til 15 minutters intervaller. I trin på 15 minutter er 7 minutter cutoff til at runde ned. I 8 eller flere minutter ville arbejdsgiveren runde op.
For eksempel, hvis arbejdsgiveren arbejder 4 timer og 6 minutter, kan arbejdsgiveren runde til 4 timer, der er arbejdet. Hvis arbejdsgiveren arbejder 4 timer og 12 minutter, kan arbejdsgiveren runde op til 4 timer og 15 minutter arbejdet.
Hvorfor er medarbejdertidsregler vigtige?
Implementering af effektive tidtageregler er vigtigt foroverholdermed statslige og føderale love og forskrifter. Brug af et tidsur minimerer chancen for at bryde en af disse regler.
Ikke - fritagede medarbejdere er dem, der arbejder på en timeplan. Virksomheder er forpligtet til at spore deres timer og pauser og kompensere dem for alle arbejdstimer, der er arbejdet.
Fordi ikke -fritagede medarbejdere arbejder på forskellige timer, hjælper det med at styre deres tid nøjagtigt at bruge en tidtagerindretning.
Kontroller for at se, om staten har vedtaget forudsigelsesplanlægningslove, der kræver, at virksomheder giver avanceret meddelelse om ændringer i tidsplaner til ikke - fritagede medarbejdere.
Det er også vigtigt at sikre, at et godt tidtagningssystem er på plads, da skemaændringer kan gøre det mere udfordrende at manuelt spore tid.
Time non - fritagede medarbejdere ret til at betale i visse stater, hvis de er på - opkald. At være på - opkald betyder, at en medarbejder er tilgængelig til arbejde og venter på, at arbejdsgiveren skal kontakte ham/hende til at komme ind.
I visse stater kompenseres disse på - opkaldsarbejdere, selvom de ikke kaldes til arbejde. Det kan være vanskeligt for HR -personalet at spore tidspunktet for - ring medarbejdere, der faktisk ikke er på arbejdsstedet.
Implementering af et tidsursystem hjælper med at overholde eventuelle statlige regler, fordi på - opkaldsarbejdere simpelthen kan administrere deres egen tid via deres mobiltelefon eller personlig computer.
FLSA -regler dikterer, at ikke -fritagede arbejdstagere har ret til overarbejde, der svarer til eller mere end 1 og gange deres normale løn, hvis de arbejder mere end 40 timer om ugen.
Virksomheder er ansvarlige for at sikre, at ikke -fritagede medarbejdere, der arbejder overarbejde, betales nøjagtigt. Brug af et tidsur til styring af overtidstider vil fjerne presset fra HR -personalet og forhindre overtrædelse af arbejdslovgivningen.
Sådan styres medarbejdertid og deltagelse
Her er den bedste praksis til styring af medarbejdertid og deltagelse på arbejdspladsen -
1. Forskningsfraværsspørgsmål
Bestem, hvilke fraværsproblemer der findes, hvorfor de findes, og de bedste løsninger til at løse eventuelle gentagne problemer.
Foretag en holistisk tilgang, der undersøger historisk stans - i data, specifikke problemområder og de afdelinger, der har de højeste niveauer af fravær.
2. Strategiser for at mindske fraværet
Når den grundlæggende årsag til fravær er undersøgt og analyseret, skal du vedtage strategier for at bekæmpe problemet. Her er den bedste praksis -
Tage disciplinær handling- Instruer HR -afdelingen om at overvåge fravær og vedtage disciplinære foranstaltninger, hvor det er nødvendigt.
Kræver verifikation af sygdom- Efter 2 dage, kræver arbejdstagere at vise en læges note for at verificere sygdom. Dette vil forhindre, at medarbejderne kalder syge, medmindre der er en medicinsk - godkendt grund til at gøre det.
Brug betalt tidFra banker- Betalt tid fra bankerne giver arbejdstagerne et tildelt beløb på dage til sygdom, ferie eller andre formål. Brug af en betalt tid uden for banken giver medarbejderne mulighed for at bruge deres skøn til at gøre tid - fra anmodninger.
Beløn kompatible medarbejdere- Implementere en syg - Forlad incitamentspolitik, hvor kontante bonusser gives til dem, der har minimal fravær. Dette vil øge produktivitetsniveauerne, mens man skaber en virksomhedskultur, der opfordrer arbejdstagerne til at følge reglerne.
Inkorporere et wellness -program- Fordi der er en forbindelse mellem sygdom og fravær, kan implementering af et wellness -program være en gavnlig idé. Hvis det er økonomisk muligt, skal du tilbyde et gymnastikmedlemskab eller give en liste over ressourcer til arbejdstagere, der tilskynder til sund levevis.
Hvorfor en medarbejderdeltagelses tracker betyder noget
En effektiv medarbejdertidur og deltagelsessoftware kan strømline arbejde, spare penge og fremme virksomhedens succes. Her ervigtige grundeHvorfor en deltagelses tracker betyder -
Beviser evnen til at tackle deltagelsesproblemer
Det er vigtigt at sikre sig, at enhver politik, der vedrører brudstid eller sygedage, ikke misbruges.
At have et effektivt tidtagningssystem vil hjælpe ledelsen med at tackle enhver vedvarende bekymring med de relevante mennesker.
Giver arbejdsgivere mulighed for at imødekomme eksterne arbejdstagere
Brug af en medarbejdertidssporingsenhed administrerer fjernarbejderes tid og håndhæver ansvarlighed uden at være alt for restriktiv.
Virksomheder, der ønsker at spare penge ved at ansætte eksterne arbejdstagere, kan være sikker på, at produktiviteten ikke vil blive påvirket.
Sikrer lønnsøjagtighed
Et deltagelsesstyringssystem er især nyttigt til at opretholde lønnsnøjagtighed. Det forhindrer, at der ved et uheld betaler eller underbetaler ikke - fritagede timemedarbejdere, fordi timer beregnes nøjagtigt, når de indsættes.
Fremme indsamling af reelle - tidsproduktivitetsdata
Brug af en pålidelig metode til at indsamle reelle - Time Deltagelsesoplysninger viser, hvem der er produktive, og hvem der ikke er.
Et nøjagtigt overblik over produktivitetsniveauer gør det lettere at ansætte og planlægge i henhold til hver afdelings behov.
Over tid kan dette spare penge, fordi virksomheder vil ansætte og planlægge baseret på pålidelige produktivitetsdata snarere end instinkt alene.
Strømlinjer HR -lønningsopgaver
TimeKeeping -enheder giver arbejdstageren mulighed for at spore sin egen tid i stedet for at stole på en eller to lønningskontorer for at styre hele opgaven.
Giver bevis i tilfælde af retssag
Tidsenheder indsamler nøjagtigt ur - i data, der viser sig at være nyttige i tilfælde af en retssag eller revision fra IRS.
Denne information kan bruges som bevis i tilfælde af, at en tidligere medarbejder forsøger at sagsøge for tabt løn, eller hvis staten hævder, at der ikke er - overholdelse af FLSA -regler.
Konklusion
Her er de vigtigste takeaways til at huske tidsstyringssystemer.
Vælg det rigtige tidsstyringssystem- Bestem, hvilken enhed der er optimal til virksomhedens behov. Valgmulighederne inkluderer punchkorturet, digitalt ur, tidsstationssoftware, fingeraftrykur eller et håndstansur.
Husk grundene til at bruge tidsure- tidsur giver en nøjagtig repræsentation af arbejdstimer, mens de nøjagtigt styrer lønningsoplysninger til HR -personalet.
Undersøg fordelene- Tidsstyringssystemer sparer tid, penge, øger produktiviteten og øger moralen på arbejdspladsen.
Kend og følg flsa -reglerne- Research FLSA regler sammen med statsbestemmelser for at sikre, at alle love følges.
Strategiser for at forhindre fravær- Implementere politikker, der tilskynder til deltagelse. For eksempel skal du vedtage disciplinære foranstaltninger for gentagne lovovertrædere, inkorporere et wellness -program eller kræve verifikation af sygdom.
Ved hvorfor brug af et tidtageringssystem betyder noget- Blandt andre fordele øger et tidsstyringssystem lønnsnøjagtighed, forbedrer produktiviteten, giver tilbage - up ur - i data og strømline HR -arbejde.
